Ypresia accompagne ses client lors de la mise en place de ses logiciels.
Cet accompagnement se décline au cas par cas, en fonction du besoin:
Être à vos côtés, et vous guider tout au long du projet
- Analyse du besoin
- Gestion de projet
- Reprise de données
- Installation
- Paramétrage
- Formation
- Maintenance
- Hébergement
Afin d’illustrer cette démarche, nous vous proposons de consulter un retour d’expérience en vidéo (pour le domaine de l’ ANCAssainissement Non Collectif). Il est présenté en deux étapes. La première concerne les attentes avant la mise en place, et la seconde a été réalisée 6 mois après la mise en production.
Sur ce point fondamental qu’est le choix d’un outil, nous ne pouvons que vous recommander de vous renseigner auprès des collectivités avec lesquelles nous travaillons déjà, afin d’avoir un retour d’expérience sur cet accompagnement.
Les principales étapes possibles d'un projet
La mise en place d’un projet comprend plusieurs étapes. Certaines sont incontournables, d’autres sont facultatives, en fonction du besoin exprimé. À chacune des étapes, Ypresia peut proposer un accompagnement afin de garantir la réussite du projet.
L'analyse du besoin
Primordiale et gratuite, cette étape se déroule en amont du projet, lors de vos échanges avec le service commercial.
Pour chaque collectivité, le besoin est différent. C’est pour cette raison que nous concevons chaque mise en place du logiciel comme un projet.
Ce projet peut être plus ou moins complexe. Dans tous les cas, un échange est nécessaire – d’une part pour déterminer si la solution que nous proposons est adaptée, et d’autre part pour définir les attendus de ce projet.
Cette étape est souvent l’objet de discussions riches. Dans cette phase, notre spécialisation dans l’assainissement et l’eau nous permet de cerner rapidement le besoin global et d’identifier rapidement les points à préciser.
Cette étape déterminera quelles seront les prochaines étapes nécessaires à la réalisation du projet.
L’objectif de cette étape est de s’assurer que nous proposons un scénario adapté et répondant à vos attentes, afin que le projet se déroule dans les meilleures conditions pour toutes les parties prenantes.
La gestion de projet
Chaque projet que nous réalisons est piloté par un chef de projet interne, spécialisé dans ce domaine.
L’objectif de la gestion de projet est de conduire, coordonner et harmoniser les différentes tâches à effectuer, pour atteindre l’objectif et répondre aux demandes explicitées.
La gestion de projet se matérialise par une réunion de lancement et par des points d’avancement intermédiaires, jusqu’à la mise en production.
La réunion de lancement permet d’identifier les interlocuteurs et leurs contributions au projet ainsi que de définir le mode de fonctionnement du projet et le planning opérationnel.
Les points intermédiaires serviront à constater l’avancement et à échanger sur les précisions ou ajustements nécessaires à la réussite du projet.
Chaque décision prise dans la gestion de projet doit être réfléchie dans sa globalité, pour bien anticiper les impacts sur :
-la saisie au quotidien ;
-la production de documents ;
-les statistiques annuelles ;
-le mode de fonctionnement du service ;
-les objectifs du service à court et plus long terme ;
etc.
Sur ces points, l’expérience que nous avons acquise au cours de nos nombreux projets précédents est un réel atout.
La reprise de vos données
La plupart du temps, lorsqu’une collectivité décide de se doter d’un logiciel pour gérer sa problématique assainissement ou eau, elle dispose déjà de données. Ainsi, elle souhaite généralement pouvoir conserver celles-ci afin de capitaliser sur l’existant.
Ypresia accorde une importance toute particulière à la reprise des données. Cette opération, qui ne peut pas être simplement mécanique, nécessite une véritable approche métier collaborative pour obtenir un résultat optimal.
La mise en place du logiciel
L’installation du logiciel se fait soit sur nos serveurs (hébergement), soit sur le(s) serveur(s) de la collectivité.
Durant cette phase du projet, une version de test est mise à disposition de la collectivité pour lui permettre de valider nos travaux et de s’assurer qu’ils correspondent à leurs attentes.
Dans le cas d’une installation dans le SI de la collectivité, un entretien préalable avec le service informatique de la collectivité est nécessaire afin d’en définir les modalités.
La personnalisation des écrans
Nos logiciels, en version standard, prêts à l’emploi, sont réputés pour être très complets.
Toutefois, il peut être nécessaire d’adapter certains champs pour correspondre au besoin. Le paramétrage technique du logiciel permet d’y répondre.
Dans certains cas, il nous est même arrivé de partir d’une page blanche plutôt que de notre standard, pour proposer une solution calquée sur un mode opératoire particulier.
Les paramétrages
Nos logiciels disposent de 2 niveaux de paramétrage.
Le premier, paramétrage métier, est accessible aux administrateurs de la collectivité après formation.
Le second, plus technique, est réalisé par Ypresia pour aller plus loin dans la réponse aux besoins. Ces aspects plus pointus peuvent concerner, selon les cas :
-l’interaction avec le SIG ;
-le module de facturation ;
-la réalisation d’alertes ou d’indicateurs complexes ;
-la mise en place de protocoles de communication avec d’autres logiciels ;
etc.
Pour cette phase, il est essentiel d’avoir procédé au préalable à une définition précise du besoin.
La formation
La formation standard comprend :
-Une formation administrateur, qui permet à l’administrateur métier du logiciel de comprendre la logique et l’organisation du logiciel. La collectivité est ainsi rendue autonome sur de nombreux points du paramétrage et peut faire évoluer son outil de travail.
-Une formation utilisateur, qui permet à ces derniers de prendre en main le logiciel et d’être immédiatement opérationnels.
Pour certains projets, ces formations sont complétées par une assistance au démarrage ou des formations de type « piqûre de rappel » après quelques mois.
Le logiciel est conçu avec une forte orientation utilisateur, c’est-à-dire que son ergonomie est pensée de façon à ce que chaque fonction soit la plus naturelle possible, pour un usage intuitif.
La maintenance
Ypresia assure à ses clients un service de maintenance sur le logiciel, par téléphone ou par mail, qui couvre les aspects suivants :
-Assistance utilisateur ;
-Maintenance corrective ;
-Maintenance évolutive.
L'hébergement
Ypresia peut aussi assurer l’hébergement du logiciel pour la collectivité et ainsi gérer les sauvegardes sur des sites multiples. Notre réactivité en sera encore meilleure en cas de difficulté, du fait de notre accès permanent à l’infrastructure.
